Enregistrez chaque vente dans Ventes et chaque achat dans Achats et dépenses; ainsi, dans Accueil > «Finances», vous voyez les ventes, les dépenses (achats plus main-d'œuvre des tâches) et le bénéfice de l'exploitation sur l'année, et par culture la comparaison mois par mois. Ces modules sont disponibles à partir du forfait Récolte.
Les ventes
- Dans Clients et fournisseurs créez les personnes à qui vous vendez.
- Dans Ventes > onglet «Produits», créez ce que vous vendez, avec sa «Culture» et son «Unité de mesure» : par exemple, café parche en Kg.
- Dans l'onglet «Ventes», enregistrez chaque vente avec «Client», «Produit», «Quantité», «Valeur unitaire» et «Date de vente». Le «Total à payer» se calcule tout seul.
Comme chaque produit appartient à une culture, les ventes de café et celles de banane plantain restent séparées.
Les achats et les dépenses
Dans Achats et dépenses chaque achat comporte «Nom du fournisseur», «Date» et une ou plusieurs lignes. Chaque ligne contient :
- «Culture».
- «Type de dépense», par exemple Fertilisation ou Protection phytosanitaire.
- «Classification de la dépense», par exemple Engrais, Herbicides ou Carburant.
- «Description», «Quantité» et «Prix unitaire».
La «Valeur» de chaque ligne et la «Valeur Totale» de l'achat se calculent toutes seules. Ainsi, une facture du magasin agricole avec de l'engrais pour le café et pour la banane plantain est répartie par culture. Les types et les classifications viennent d'un catalogue d'Owari, le même pour toutes les exploitations.
Le bénéfice sur l'écran Accueil
Dans Accueil > «Finances» :
- «Ventes», «Dépenses» et «Bénéfice» de toute l'exploitation sur l'année, comparés à l'année précédente. Les dépenses additionnent les achats et la main-d'œuvre des tâches, selon la date de chaque tâche, qu'elle soit payée ou non.
- «Comptes à payer», ce qui est dû en tâches, et «Avances», ce que doivent les ouvriers.
- Avec le filtre «Culture :», «Ventes vs Dépenses» mois par mois et «Classification des dépenses».
- «Ventes par produits» et «Prix moyen par produit».
Ce qu'il ne fait pas
Ce n'est ni un tableau de trésorerie ni une comptabilité : il ne tient pas de soldes de caisse ou de banque ni de créances clients ; vous avez les ventes face aux dépenses par mois et le bénéfice. De plus, les ventes et les achats sont enregistrés par culture et non par parcelle ; par parcelle, vous voyez la production et la main-d'œuvre, comme nous l'expliquons dans rentabilité et coûts par parcelle.
Pour votre comptable
Les ventes et les achats se téléchargent en Excel ou PDF, avec le détail de chaque ligne d'achat et par plage de dates. Consultez comment exporter les rapports. Dans le forfait Semence, les écrans des ventes et des achats apparaissent, mais ne permettent pas de créer d'enregistrements ; les différences sont expliquées dans ce qu'inclut chaque forfait.