Informativa sul Trattamento dei Dati Personali

OWARI S.A.S., società per azioni semplificata costituita secondo le leggi della Repubblica di Colombia, identificata con NIT 901.855.171-9, con sede principale in Carrera 56 # 29-42, Medellín, Antioquia, Colombia, E-mail: info@owariagro.com, Telefono: +57 324 637 5665 (di seguito, “OWARI”), emette la presente Politica di Trattamento e Protezione dei Dati Personali (di seguito, la “Politica”), in conformità a quanto disposto dalla Costituzione Politica della Colombia (articolo 15), dalla Legge 1581 del 2012, dal Decreto 1377 del 2013 (incorporato nel Decreto Unico 1074 del 2015), dalla Legge 1266 del 2008 e dalle altre norme applicabili.

1. OGGETTO E AMBITO

La presente Politica ha per oggetto stabilire i criteri, i principi, i diritti, i doveri e le procedure che OWARI applicherà al trattamento dei dati personali di Utenti, clienti, fornitori, dipendenti, collaboratori e altri interessati con i quali intrattenga qualsiasi tipo di rapporto, garantendo i diritti fondamentali alla riservatezza, al buon nome e all’habeas data.

La presente Politica si applica al trattamento dei dati personali registrati in qualsiasi banca dati gestita da OWARI nel territorio colombiano.

2. DEFINIZIONI

Ai fini della presente Politica, si adottano le seguenti definizioni contenute nella Legge 1581 del 2012:

Autorizzazione: è il consenso preventivo, espresso e informato che l’Interessato concede al Titolare per effettuare il Trattamento dei dati personali.

Banca dati: è l’insieme organizzato di dati personali, su supporto fisico o elettronico, oggetto di Trattamento da parte del suo proprietario o di terzi da questi designati.

Dato personale: qualsiasi informazione collegata o che possa essere associata a una o più persone fisiche determinate o determinabili.

Dato sensibile: sono i dati che incidono sulla riservatezza dell’interessato o il cui uso improprio può generarne la discriminazione, nei termini definiti dalla legge.

Responsabile del trattamento: persona fisica o giuridica che effettua il Trattamento per conto del Titolare. Ai fini della presente Politica, quando si tratta di Dati Personali inseriti nei prodotti o servizi di Owari, Owari agisce come Responsabile del Trattamento dei Dati Personali. Ciò significa che l’Utente è il Titolare del Trattamento, poiché Owari tratta i dati personali per suo conto.

Titolare del trattamento: persona fisica o giuridica che decide sulla Banca dati e/o sul Trattamento. Ai fini della presente politica, Owari agisce come titolare quando si tratta di dati personali raccolti tramite il sito web, i moduli, i social network o i canali di assistenza.

Interessato: persona fisica i cui dati personali sono oggetto di trattamento.

Trattamento: qualsiasi operazione o insieme di operazioni sui dati personali, come raccolta, conservazione, uso, circolazione o cancellazione.

Trasferimento: invio di dati personali dal titolare o dal responsabile situato in Colombia a un altro titolare del trattamento situato all’interno o all’esterno del paese.

Trasmissione: comunicazione di dati personali che abbia per oggetto lo svolgimento di un trattamento da parte di un responsabile per conto del titolare.

Utente: si riferisce alla persona fisica o giuridica che acquista la licenza d’uso del Software in uno qualsiasi dei suoi piani o modalità.

3. PRINCIPI GUIDA

OWARI applicherà nel trattamento dei dati personali i seguenti principi, in conformità all’articolo 4 della Legge 1581 del 2012:

Legalità: il Trattamento è soggetto a quanto disposto dalla legge e dalle altre norme applicabili.

Finalità: il Trattamento risponderà a una finalità legittima, che sarà comunicata all’Interessato. Libertà: il Trattamento può essere effettuato solo con il consenso preventivo, espresso e informato dell’Interessato. I dati personali non potranno essere ottenuti o divulgati senza previa autorizzazione, o in assenza di un mandato legale o giudiziario che esoneri dal consenso Veridicità o qualità: le informazioni oggetto di Trattamento devono essere veritiere, complete, esatte, aggiornate, verificabili e comprensibili.

Trasparenza: è garantito il diritto dell’Interessato di ottenere informazioni sull’esistenza di dati che lo riguardano.

Accesso e circolazione limitati: il Trattamento è soggetto ai limiti derivanti dalla natura del dato e dalle norme costituzionali e legali.

Sicurezza: saranno adottate misure tecniche, umane e amministrative per garantire la sicurezza dei registri ed evitarne l’alterazione, la perdita, la consultazione, l’uso o l’accesso non autorizzato.

Riservatezza: tutte le persone che intervengono nel Trattamento di dati personali che non abbiano natura pubblica sono tenute a garantire la riservatezza delle informazioni.

4. DATI PERSONALI RACCOLTI

OWARI potrà raccogliere le seguenti categorie di dati personali:

4.1. Dati identificativi

• Nomi e cognomi completi.
• Tipo e numero del documento d’identità.
• Nazionalità.

4.2. Dati di contatto

• Indirizzo fisico e di corrispondenza.
• Telefono cellulare.
• Indirizzo e-mail.

4.3. Dati socioeconomici e professionali

• Occupazione o professione.
• Informazioni sull’azienda agricola o sul fondo (ubicazione, estensione, tipo di coltura, attività agricola).
• Informazioni commerciali e finanziarie necessarie per la fatturazione.

4.4. Dati transazionali e di pagamento

• Cronologia delle transazioni effettuate nella Piattaforma.
• Informazioni sui mezzi di pagamento (elaborate direttamente dal gateway di pagamento; OWARI non memorizza i dati completi delle carte).
• Fatture elettroniche emesse.

4.5. Dati di navigazione e di utilizzo

• Indirizzo IP, tipo di dispositivo, sistema operativo, browser.
• Informazioni di geolocalizzazione (quando l’Interessato le autorizzi).
• Registri di attività e di utilizzo della Piattaforma.
• Cookie e tecnologie simili (vedi Informativa sui Cookie).

4.6. Dati sensibili

OWARI non raccoglie in modo ordinario dati sensibili. Qualora fossero necessari per una finalità specifica, chiederà l’autorizzazione espressa e informata dell’Interessato, avvertendolo che non è obbligato a fornirli.

5. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali raccolti da OWARI saranno trattati per le seguenti finalità:

• 1. Creare e gestire l’account dell’Utente nella Piattaforma.
• 2. Prestare i servizi contrattati, inclusa la gestione di aziende agricole e inventari agricoli.
• 3. Elaborare pagamenti tramite i gateway di pagamento integrati.
• 4. Emettere fatturazione elettronica secondo la normativa tributaria.
• 5. Verificare l’identità dell’Utente e prevenire frodi.
• 6. Fornire supporto tecnico e rispondere a domande, istanze, reclami e contestazioni.
• 7. Inviare comunicazioni operative e transazionali relative ai servizi.
• 8. Inviare informazioni commerciali, pubblicitarie e promozionali su (i) i servizi di OWARI o di partner, (ii) novità, (iii) aggiornamenti, (iv) cambiamenti nei processi amministrativi, (v) altre informazioni che Owari ritenga rilevanti per l’Interessato.
• 9. Effettuare analisi statistiche, ricerche di mercato, sondaggi di soddisfazione e miglioramento dei servizi.
• 10. Fornire informazioni e/o formazione sul software.
• 11. Adempiere agli obblighi legali, contabili, tributari e regolamentari.
• 12. Rispondere alle richieste delle autorità giudiziarie o amministrative competenti.
• 13. Garantire la sicurezza della Piattaforma e prevenire attività illecite.
• 14. Conservare le informazioni per il tempo necessario ad adempiere agli obblighi legali e contrattuali.
• 15. Trasferire o trasmettere le informazioni a terzi responsabili o a partner strategici quando necessario per la prestazione dei servizi, con le garanzie richieste dalla legge.
• 16. Inviare comunicazioni relative ad attività commerciali, notizie, informazioni su prodotti o servizi di Owari e dei suoi Partner Strategici, offerte, vantaggi, novità, inviti a eventi, pubblicità e sondaggi di usabilità.
• 17. Per finalità amministrative (preventivi, fatturazione, riscossione, ordini, acquisti, gestione dei pagamenti).
• 18. Per adempiere agli obblighi contenuti nelle condizioni d’uso dei servizi di Owari.
• 19. Per gestire il rischio di riciclaggio di denaro, finanziamento del terrorismo o altri rischi individuati da Owari.
• 20. Per richiedere informazioni aggiuntive utili all’operatività, al supporto, alla manutenzione, agli aggiornamenti e alla garanzia dei prodotti o servizi di Owari in caso di incidenti, inconvenienti, richieste o guasti.
• 21. Per trasmettere tali informazioni all’estero, qualora l’hosting utilizzato da Owari non si trovi in Colombia, nel rispetto delle linee guida legali e di quelle stabilite dall’ente di controllo.
• 22. Per conservare prova delle conversazioni telefoniche e archiviare e-mail o comunicazioni provenienti da sistemi di messaggistica istantanea.

6. AUTORIZZAZIONE DELL’INTERESSATO

La raccolta e il trattamento dei dati personali da parte di OWARI richiedono l’autorizzazione preventiva, espressa e informata dell’Interessato, che sarà ottenuta mediante:

• Accettazione espressa nel modulo di registrazione della Piattaforma.
• Selezione delle caselle (check-box) predisposte a tale scopo.
• Accettazione mediante documento fisico o elettronico.
• Qualsiasi altra condotta inequivocabile che consenta di concludere ragionevolmente che l’Interessato ha prestato il proprio consenso.

OWARI conserverà prova dell’autorizzazione concessa dall’Interessato, in conformità a quanto disposto dall’articolo 9 della Legge 1581 del 2012.

7. DIRITTI DELL’INTERESSATO

Ai sensi dell’articolo 8 della Legge 1581 del 2012, l’Interessato ha i seguenti diritti:

• 1. Conoscere, aggiornare e rettificare i propri dati personali nei confronti dei Titolari o dei Responsabili del Trattamento. Questo diritto potrà essere esercitato, tra l’altro, nei confronti di dati parziali, inesatti, incompleti, frazionati, che inducano in errore, o di quelli il cui Trattamento sia espressamente vietato o non sia stato autorizzato.
• 2. Richiedere prova dell’autorizzazione concessa al Titolare del Trattamento, salvo quando sia espressamente esclusa come requisito per il Trattamento, in conformità a quanto previsto dalla legge.
• 3. Essere informato dal Titolare o dal Responsabile del Trattamento, su richiesta, in merito all’uso che è stato fatto dei propri dati personali.
• 4. Presentare reclami alla Sovrintendenza dell’Industria e del Commercio (SIC) per violazioni della normativa sulla protezione dei dati.
• 5. Revocare l’autorizzazione e/o richiedere la cancellazione del dato quando nel Trattamento non siano rispettati i principi, i diritti e le garanzie costituzionali e legali.
• 6. Accedere gratuitamente ai propri dati personali che siano stati oggetto di Trattamento.
• 7. Esercitare gli altri diritti sanciti dalla legge.

8. DOVERI DI OWARI

In qualità di Titolare del Trattamento, OWARI si impegna a:

• 1. Garantire all’Interessato, in ogni momento, il pieno ed effettivo esercizio del diritto di habeas data.
• 2. Richiedere e conservare copia della rispettiva autorizzazione concessa dall’Interessato.
• 3. Informare debitamente l’Interessato sulla finalità della raccolta e sui diritti che gli spettano.
• 4. Conservare le informazioni nelle condizioni di sicurezza necessarie per impedirne l’alterazione, la perdita, la consultazione, l’uso o l’accesso non autorizzato.
• 5. Garantire che le informazioni siano veritiere, complete, esatte, aggiornate, verificabili e comprensibili.
• 6. Aggiornare le informazioni, comunicando tempestivamente ai Responsabili, nei casi in cui Owari agisca come Titolare, tutte le novità.
• 7. Rettificare le informazioni quando siano errate.
• 8. Fornire al Responsabile, nei casi in cui Owari agisca come Titolare, unicamente dati il cui Trattamento sia stato previamente autorizzato.
• 9. Esigere dal Responsabile il rispetto delle condizioni di sicurezza e di riservatezza.
• 10. Gestire le richieste e i reclami formulati dagli Interessati.
• 11. Informare l’Interessato quando si verifichino violazioni dei codici di sicurezza ed esistano rischi nella gestione delle informazioni.
• 12. Informare la SIC quando si verifichino violazioni dei codici di sicurezza.
• 13. Rispettare le istruzioni e le richieste impartite dalla SIC.

9. PROCEDURA PER L’ESERCIZIO DEI DIRITTI DELL’INTERESSATO

9.1. Canali di assistenza

L’Interessato potrà esercitare i propri diritti tramite i seguenti canali:

• E-mail: info@owariagro.com
• Indirizzo fisico: Carrera 56 # 29-42, Medellín, Antioquia, Colombia.
• Linea telefonica: +57 324 637 5665
• Modulo disponibile nella Piattaforma.

9.2. Richieste

Le richieste saranno evase entro un termine massimo di dieci (10) giorni lavorativi a decorrere dalla data di ricezione. Qualora non sia possibile evadere la richiesta entro tale termine, l’interessato sarà informato dei motivi del ritardo e della data in cui sarà evasa, che non potrà superare i cinque (5) giorni lavorativi successivi alla scadenza del primo termine.

9.3. Reclami

Il reclamo dovrà essere presentato con i seguenti dati: identificazione dell’Interessato, descrizione dei fatti che danno luogo al reclamo, indirizzo e i documenti che si intendano far valere. Se il reclamo risulta incompleto, l’interessato sarà invitato entro i cinque (5) giorni successivi alla ricezione del reclamo a sanarne le carenze. Trascorsi due (2) mesi senza che il richiedente presenti le informazioni richieste, si intenderà che abbia rinunciato al reclamo.

Il termine massimo per evadere il reclamo sarà di quindici (15) giorni lavorativi a decorrere dal giorno successivo alla data della sua ricezione. Qualora non sia possibile evadere il reclamo entro tale termine, l’interessato sarà informato dei motivi del ritardo e della data in cui il suo reclamo sarà evaso, che in nessun caso potrà superare gli otto (8) giorni lavorativi successivi alla scadenza del primo termine.

9.4. Requisito di procedibilità

Ai sensi dell’articolo 16 della Legge 1581 del 2012, l’Interessato o il suo avente causa potrà presentare reclamo alla Sovrintendenza dell’Industria e del Commercio solo dopo aver esaurito la procedura di richiesta o di reclamo presso il Titolare del Trattamento.

10. RIEPILOGO DEI TERMINI DI RISPOSTA

11. TRASFERIMENTO E TRASMISSIONE DEI DATI

OWARI potrà trasferire o trasmettere i dati personali dell’Interessato a terzi, all’interno o all’esterno del territorio nazionale, quando ciò sia necessario per la prestazione dei servizi contrattati, inclusi, tra gli altri:

• Fornitori di servizi di hosting, archiviazione nel cloud ed elaborazione delle informazioni.
• Gateway di pagamento e istituti finanziari.
• Fornitori di servizi di messaggistica e comunicazioni.
• Consulenti legali, contabili e revisori.
• Autorità giudiziarie o amministrative in adempimento di obblighi legali.

In tutti i casi, OWARI esigerà dai terzi il rispetto delle disposizioni applicabili in materia di protezione dei dati personali mediante la sottoscrizione dei relativi contratti di trasmissione.

Per i trasferimenti internazionali, si verificherà che il paese ricevente offra livelli adeguati di protezione dei dati, secondo gli standard della Sovrintendenza dell’Industria e del Commercio.

12. MISURE DI SICUREZZA

OWARI adotta misure tecniche, umane e amministrative ragionevoli per proteggere i dati personali da alterazione, perdita, consultazione, uso o accesso non autorizzato o fraudolento. Tali misure includono, a titolo esemplificativo:

• Cifratura delle informazioni sensibili in transito (protocolli HTTPS/TLS).
• Sistemi di autenticazione e controllo degli accessi.
• Backup periodici.
• Formazione del personale con accesso ai dati personali.
• Accordi di riservatezza con dipendenti, collaboratori e fornitori.
• Audit periodici dei sistemi informativi.

13. DURATA DELLE BANCHE DATI

I dati personali saranno conservati per il tempo necessario a raggiungere le finalità del Trattamento, nonché per i termini di legge applicabili (in particolare quelli previsti in materia commerciale, tributaria, contabile e del lavoro). Una volta decorsi tali termini, i dati saranno cancellati o anonimizzati in modo sicuro.

14. TRATTAMENTO DEI DATI DI MINORI

I servizi di OWARI sono rivolti a persone maggiorenni. Nel caso in cui vengano raccolti dati di minori, tale Trattamento sarà effettuato nel rispetto dei diritti prevalenti del minore e previa autorizzazione del rappresentante legale, che ne dimostrerà la qualità. L’autorizzazione sarà subordinata al rispetto dei principi dell’interesse superiore del minore e del rispetto dei suoi diritti fondamentali, ai sensi del Decreto 1377 del 2013.

15. IDENTIFICAZIONE DEL TITOLARE

Ragione sociale: OWARI S.A.S.

NIT: 901.855.171-9 Sede: Carrera 56 # 29-42, Medellín, Antioquia, Colombia Telefono: +57 324 637 5665 E-mail per Habeas Data: info@owariagro.com Sito web: www.owariagro.com Responsabile della Protezione dei Dati / Titolare: Rappresentante Legale di OWARI S.A.S.

16. VALIDITÀ E MODIFICHE DELLA POLITICA

La presente Politica è in vigore dalla data di emissione e finché OWARI svolga il proprio oggetto sociale. Qualsiasi modifica sostanziale sarà comunicata tempestivamente agli Interessati attraverso i mezzi abituali (e-mail registrata o avviso nella Piattaforma) con almeno dieci (10) giorni di anticipo rispetto alla sua entrata in vigore.

Le banche dati gestite da OWARI avranno una durata pari al tempo in cui le informazioni siano conservate e utilizzate per le finalità qui descritte.

17. AUTORITÀ DI PROTEZIONE DEI DATI

L’autorità competente per la protezione dei dati personali in Colombia è la Sovrintendenza dell’Industria e del Commercio (SIC), tramite la Delegazione per la Protezione dei Dati Personali:

• Indirizzo: Carrera 13 No. 27-00, Piani 3, 4, 5, 6, 7 e 10, Bogotá D.C., Colombia.
• Sito web: https://www.sic.gov.co
• E-mail: contactenos@sic.gov.co

Documento emesso da OWARI S.A.S. in conformità alla Legge 1581 del 2012 e al Decreto 1074 del 2015. Accettato elettronicamente dall’Interessato al momento della registrazione e/o dell’uso della Piattaforma.