Politique de Traitement des Données Personnelles

OWARI S.A.S., société par actions simplifiée constituée selon les lois de la République de Colombie, identifiée sous le NIT 901.855.171-9, dont le siège principal est situé Carrera 56 # 29-42, Medellín, Antioquia, Colombie, E-mail : info@owariagro.com, Téléphone : +57 324 637 5665 (ci-après, « OWARI »), émet la présente Politique de traitement et de protection des données personnelles (ci-après, la « Politique »), en application des dispositions de la Constitution politique de la Colombie (article 15), de la Loi 1581 de 2012, du Décret 1377 de 2013 (intégré au Décret unique 1074 de 2015), de la Loi 1266 de 2008 et des autres normes applicables.

1. OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

La présente Politique a pour objet d’établir les critères, principes, droits, devoirs et procédures qu’OWARI appliquera au traitement des données personnelles des Utilisateurs, clients, fournisseurs, employés, prestataires et autres personnes concernées avec lesquels elle entretient tout type de relation, en garantissant les droits fondamentaux à la vie privée, à la réputation et à l’habeas data.

La présente Politique s’applique au traitement des données personnelles enregistrées dans toute base de données gérée par OWARI sur le territoire colombien.

2. DÉFINITIONS

Aux fins de la présente Politique, les définitions suivantes contenues dans la Loi 1581 de 2012 sont adoptées :

Autorisation : le consentement préalable, exprès et éclairé que la Personne concernée donne au Responsable pour réaliser le Traitement de données personnelles.

Base de données : l’ensemble organisé de données personnelles, sur support physique ou électronique, qui fait l’objet d’un Traitement par son propriétaire ou par des tiers désignés par celui-ci.

Donnée personnelle : toute information liée ou pouvant être associée à une ou plusieurs personnes physiques déterminées ou déterminables.

Donnée sensible : les données qui affectent la vie privée de la personne concernée ou dont l’utilisation abusive peut entraîner sa discrimination, dans les termes définis par la loi.

Sous-traitant : personne physique ou morale qui réalise le Traitement pour le compte du Responsable. Aux fins de la présente Politique, lorsqu’il s’agit de Données personnelles saisies dans les produits ou services d’Owari, Owari agit en tant que Sous-traitant des Données personnelles. Cela signifie que l’Utilisateur est le Responsable du traitement, car Owari traite les données personnelles pour son compte.

Responsable du traitement : personne physique ou morale qui décide de la Base de données et/ou du Traitement. Aux fins de la présente politique, Owari agit en tant que responsable lorsqu’il s’agit de données personnelles collectées par l’intermédiaire du site web, des formulaires, des réseaux sociaux ou des canaux d’assistance.

Personne concernée : personne physique dont les données personnelles font l’objet d’un traitement.

Traitement : toute opération ou tout ensemble d’opérations portant sur des données personnelles, telles que la collecte, le stockage, l’utilisation, la circulation ou la suppression.

Transfert : envoi de données personnelles par le responsable ou le sous-traitant situé en Colombie à un autre responsable du traitement situé dans le pays ou hors de celui-ci.

Transmission : communication de données personnelles ayant pour objet la réalisation d’un traitement par un sous-traitant pour le compte du responsable.

Utilisateur : désigne la personne physique ou morale qui acquiert la licence d’utilisation du Logiciel dans l’une quelconque de ses formules ou modalités.

3. PRINCIPES DIRECTEURS

OWARI appliquera au traitement des données personnelles les principes suivants, conformément à l’article 4 de la Loi 1581 de 2012 :

Légalité : le Traitement est soumis aux dispositions de la loi et des autres normes applicables.

Finalité : le Traitement répondra à une finalité légitime, qui sera communiquée à la Personne concernée. Liberté : le Traitement ne peut être réalisé qu’avec le consentement préalable, exprès et éclairé de la Personne concernée. Les données personnelles ne pourront être obtenues ou divulguées sans autorisation préalable, ou en l’absence d’un mandat légal ou judiciaire dispensant du consentement Véracité ou qualité : les informations faisant l’objet d’un Traitement doivent être véridiques, complètes, exactes, à jour, vérifiables et compréhensibles.

Transparence : le droit de la Personne concernée d’obtenir des informations sur l’existence de données la concernant est garanti.

Accès et circulation restreints : le Traitement est soumis aux limites découlant de la nature des données et des normes constitutionnelles et légales.

Sécurité : des mesures techniques, humaines et administratives seront mises en œuvre pour sécuriser les enregistrements et empêcher leur altération, perte, consultation, utilisation ou accès non autorisé.

Confidentialité : toutes les personnes qui interviennent dans le Traitement de données personnelles n’ayant pas un caractère public sont tenues de garantir la confidentialité des informations.

4. DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES

OWARI pourra collecter les catégories de données personnelles suivantes :

4.1. Données d’identification

• Noms et prénoms complets.
• Type et numéro de la pièce d’identité.
• Nationalité.

4.2. Coordonnées

• Adresse physique et postale.
• Téléphone portable.
• Adresse e-mail.

4.3. Données socio-économiques et professionnelles

• Occupation ou profession.
• Informations sur la ferme ou la propriété (emplacement, superficie, type de culture, activité agricole).
• Informations commerciales et financières nécessaires à la facturation.

4.4. Données de transaction et de paiement

• Historique des transactions effectuées sur la Plateforme.
• Informations sur les moyens de paiement (traitées directement par la passerelle de paiement ; OWARI ne stocke pas les données complètes des cartes).
• Factures électroniques émises.

4.5. Données de navigation et d’utilisation

• Adresse IP, type d’appareil, système d’exploitation, navigateur.
• Informations de géolocalisation (lorsque la Personne concernée l’autorise).
• Journaux d’activité et d’utilisation de la Plateforme.
• Cookies et technologies similaires (voir la Politique relative aux cookies).

4.6. Données sensibles

OWARI ne collecte pas habituellement de données sensibles. Si elle en a besoin pour une finalité spécifique, elle demandera l’autorisation expresse et éclairée de la Personne concernée, en l’avertissant qu’elle n’est pas tenue de les fournir.

5. FINALITÉS DU TRAITEMENT

Les données personnelles collectées par OWARI seront traitées aux fins suivantes :

• 1. Créer et gérer le compte de l’Utilisateur sur la Plateforme.
• 2. Fournir les services souscrits, y compris la gestion de fermes et d’inventaires agricoles.
• 3. Traiter les paiements par l’intermédiaire des passerelles de paiement intégrées.
• 4. Émettre des factures électroniques conformément à la réglementation fiscale.
• 5. Vérifier l’identité de l’Utilisateur et prévenir la fraude.
• 6. Fournir une assistance technique et répondre aux questions, demandes, plaintes et réclamations.
• 7. Envoyer des communications opérationnelles et transactionnelles relatives aux services.
• 8. Envoyer des informations commerciales, publicitaires et promotionnelles sur (i) les services d’OWARI ou de ses partenaires, (ii) les nouveautés, (iii) les mises à jour, (iv) les changements dans les processus administratifs, (v) toute autre information qu’Owari juge pertinente pour la Personne concernée.
• 9. Réaliser des analyses statistiques, des études de marché, des enquêtes de satisfaction et l’amélioration des services.
• 10. Fournir des informations et/ou des formations sur le logiciel.
• 11. Respecter les obligations légales, comptables, fiscales et réglementaires.
• 12. Répondre aux demandes des autorités judiciaires ou administratives compétentes.
• 13. Garantir la sécurité de la Plateforme et prévenir les activités illicites.
• 14. Conserver les informations pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales et contractuelles.
• 15. Transférer ou transmettre les informations à des sous-traitants tiers ou à des partenaires stratégiques lorsque cela est nécessaire à la fourniture des services, avec les garanties exigées par la loi.
• 16. Envoyer des communications relatives aux activités commerciales, aux actualités, aux informations sur les produits ou services d’Owari et de ses Partenaires stratégiques, aux offres, avantages, nouveautés, invitations à des événements, à la publicité et aux enquêtes d’utilisabilité.
• 17. À des fins administratives (devis, facturation, recouvrement, commandes, achats, gestion des paiements).
• 18. Pour exécuter les obligations prévues dans les conditions d’utilisation des services d’Owari.
• 19. Pour gérer le risque de blanchiment de capitaux, de financement du terrorisme ou d’autres risques identifiés par Owari.
• 20. Pour demander des informations complémentaires utiles à l’exploitation, au support, à la maintenance, aux mises à jour et à la garantie des produits ou services d’Owari en cas d’incidents, de problèmes, de demandes ou de pannes.
• 21. Pour transmettre ces informations à l’étranger, si l’hébergement utilisé par Owari n’est pas situé en Colombie, dans le respect des lignes directrices légales et de celles fixées par l’autorité de contrôle.
• 22. Pour conserver la preuve des conversations téléphoniques et stocker les e-mails ou communications provenant de systèmes de messagerie instantanée.

6. AUTORISATION DE LA PERSONNE CONCERNÉE

La collecte et le traitement des données personnelles par OWARI requièrent l’autorisation préalable, expresse et éclairée de la Personne concernée, qui sera obtenue par :

• L’acceptation expresse dans le formulaire d’inscription de la Plateforme.
• La sélection de cases à cocher (check-box) prévues à cet effet.
• L’acceptation au moyen d’un document physique ou électronique.
• Tout autre comportement non équivoque permettant de conclure raisonnablement que la Personne concernée a donné son consentement.

OWARI conservera la preuve de l’autorisation donnée par la Personne concernée, conformément aux dispositions de l’article 9 de la Loi 1581 de 2012.

7. DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE

Conformément à l’article 8 de la Loi 1581 de 2012, la Personne concernée dispose des droits suivants :

• 1. Connaître, mettre à jour et rectifier ses données personnelles auprès des Responsables du traitement ou des Sous-traitants. Ce droit pourra être exercé, entre autres, à l’égard de données partielles, inexactes, incomplètes, fragmentées, induisant en erreur, ou dont le Traitement est expressément interdit ou n’a pas été autorisé.
• 2. Demander la preuve de l’autorisation donnée au Responsable du traitement, sauf lorsqu’elle est expressément exclue comme condition du Traitement, conformément à la loi.
• 3. Être informée par le Responsable du traitement ou le Sous-traitant, sur demande, de l’usage qui a été fait de ses données personnelles.
• 4. Déposer des plaintes auprès de la Surintendance de l’Industrie et du Commerce (SIC) pour des infractions à la réglementation sur la protection des données.
• 5. Révoquer l’autorisation et/ou demander la suppression des données lorsque le Traitement ne respecte pas les principes, droits et garanties constitutionnels et légaux.
• 6. Accéder gratuitement à ses données personnelles ayant fait l’objet d’un Traitement.
• 7. Exercer les autres droits prévus par la loi.

8. DEVOIRS D’OWARI

En sa qualité de Responsable du traitement, OWARI s’engage à :

• 1. Garantir à la Personne concernée, à tout moment, l’exercice plein et effectif du droit d’habeas data.
• 2. Demander et conserver une copie de l’autorisation correspondante donnée par la Personne concernée.
• 3. Informer dûment la Personne concernée de la finalité de la collecte et des droits dont elle dispose.
• 4. Conserver les informations dans les conditions de sécurité nécessaires pour empêcher leur altération, perte, consultation, utilisation ou accès non autorisé.
• 5. Garantir que les informations sont véridiques, complètes, exactes, à jour, vérifiables et compréhensibles.
• 6. Mettre à jour les informations, en communiquant en temps utile aux Sous-traitants, dans les cas où Owari agit en tant que Responsable, toutes les nouveautés.
• 7. Rectifier les informations lorsqu’elles sont incorrectes.
• 8. Fournir au Sous-traitant, dans les cas où Owari agit en tant que Responsable, uniquement des données dont le Traitement a été préalablement autorisé.
• 9. Exiger du Sous-traitant le respect des conditions de sécurité et de confidentialité.
• 10. Traiter les demandes et réclamations formulées par les Personnes concernées.
• 11. Informer la Personne concernée en cas de violation des codes de sécurité et de risques dans la gestion des informations.
• 12. Informer la SIC en cas de violation des codes de sécurité.
• 13. Respecter les instructions et exigences de la SIC.

9. PROCÉDURE D’EXERCICE DES DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE

9.1. Canaux d’assistance

La Personne concernée pourra exercer ses droits par les canaux suivants :

• E-mail : info@owariagro.com
• Adresse physique : Carrera 56 # 29-42, Medellín, Antioquia, Colombie.
• Ligne téléphonique : +57 324 637 5665
• Formulaire disponible sur la Plateforme.

9.2. Demandes de consultation

Les demandes de consultation seront traitées dans un délai maximal de dix (10) jours ouvrables à compter de la date de réception. Lorsqu’il n’est pas possible de traiter la demande dans ce délai, l’intéressé sera informé des motifs du retard et de la date à laquelle elle sera traitée, qui ne pourra dépasser cinq (5) jours ouvrables après l’expiration du premier délai.

9.3. Réclamations

La réclamation devra être présentée avec les informations suivantes : identification de la Personne concernée, description des faits à l’origine de la réclamation, adresse et documents que l’on souhaite faire valoir. Si la réclamation est incomplète, l’intéressé sera invité, dans les cinq (5) jours suivant la réception de la réclamation, à en corriger les lacunes. Si deux (2) mois s’écoulent sans que le demandeur présente les informations requises, il sera réputé avoir renoncé à la réclamation.

Le délai maximal pour traiter la réclamation sera de quinze (15) jours ouvrables à compter du jour suivant la date de sa réception. Lorsqu’il n’est pas possible de traiter la réclamation dans ce délai, l’intéressé sera informé des motifs du retard et de la date à laquelle sa réclamation sera traitée, qui ne pourra en aucun cas dépasser huit (8) jours ouvrables après l’expiration du premier délai.

9.4. Condition de recevabilité

Conformément à l’article 16 de la Loi 1581 de 2012, la Personne concernée ou son ayant droit ne pourra déposer une plainte auprès de la Surintendance de l’Industrie et du Commerce qu’après avoir épuisé la procédure de consultation ou de réclamation auprès du Responsable du traitement.

10. RÉSUMÉ DES DÉLAIS DE RÉPONSE

11. TRANSFERT ET TRANSMISSION DES DONNÉES

OWARI pourra transférer ou transmettre les données personnelles de la Personne concernée à des tiers, sur le territoire national ou hors de celui-ci, lorsque cela est nécessaire à la fourniture des services souscrits, notamment :

• Fournisseurs de services d’hébergement, de stockage dans le cloud et de traitement de l’information.
• Passerelles de paiement et établissements financiers.
• Fournisseurs de services de messagerie et de communications.
• Conseillers juridiques, comptables et auditeurs.
• Autorités judiciaires ou administratives en exécution d’obligations légales.

Dans tous les cas, OWARI exigera des tiers le respect des dispositions applicables en matière de protection des données personnelles au moyen de la signature des contrats de transmission correspondants.

Pour les transferts internationaux, il sera vérifié que le pays destinataire offre des niveaux adéquats de protection des données, conformément aux normes de la Surintendance de l’Industrie et du Commerce.

12. MESURES DE SÉCURITÉ

OWARI met en œuvre des mesures techniques, humaines et administratives raisonnables pour protéger les données personnelles contre l’altération, la perte, la consultation, l’utilisation ou l’accès non autorisé ou frauduleux. Ces mesures comprennent, sans s’y limiter :

• Chiffrement des informations sensibles en transit (protocoles HTTPS/TLS).
• Systèmes d’authentification et de contrôle d’accès.
• Sauvegardes périodiques.
• Formation du personnel ayant accès aux données personnelles.
• Accords de confidentialité avec les employés, prestataires et fournisseurs.
• Audits périodiques des systèmes d’information.

13. DURÉE DE CONSERVATION DES BASES DE DONNÉES

Les données personnelles seront conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités du Traitement, ainsi que pendant les délais légaux applicables (notamment ceux prévus en matière commerciale, fiscale, comptable et sociale). Une fois ces délais écoulés, les données seront supprimées ou anonymisées de manière sécurisée.

14. TRAITEMENT DES DONNÉES DES MINEURS

Les services d’OWARI s’adressent aux personnes majeures. Dans le cas où des données de mineurs viendraient à être collectées, ce Traitement sera réalisé dans le respect des droits prééminents du mineur et avec l’autorisation préalable du représentant légal, qui justifiera de cette qualité. L’autorisation sera subordonnée au respect des principes de l’intérêt supérieur du mineur et du respect de ses droits fondamentaux, conformément au Décret 1377 de 2013.

15. IDENTIFICATION DU RESPONSABLE

Raison sociale : OWARI S.A.S.

NIT : 901.855.171-9 Siège : Carrera 56 # 29-42, Medellín, Antioquia, Colombie Téléphone : +57 324 637 5665 E-mail pour l’Habeas Data : info@owariagro.com Site web : www.owariagro.com Délégué à la protection des données / Responsable : Représentant légal d’OWARI S.A.S.

16. DURÉE ET MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE

La présente Politique entre en vigueur à sa date d’émission et le reste tant qu’OWARI exerce son objet social. Toute modification substantielle sera communiquée en temps utile aux Personnes concernées par les moyens habituels (e-mail enregistré ou avis sur la Plateforme) au moins dix (10) jours avant son entrée en vigueur.

Les bases de données gérées par OWARI auront une durée égale à la période pendant laquelle les informations sont conservées et utilisées aux fins décrites dans les présentes.

17. AUTORITÉ DE PROTECTION DES DONNÉES

L’autorité compétente en matière de protection des données personnelles en Colombie est la Surintendance de l’Industrie et du Commerce (SIC), par l’intermédiaire de la Délégation à la protection des données personnelles :

• Adresse : Carrera 13 No. 27-00, Étages 3, 4, 5, 6, 7 et 10, Bogotá D.C., Colombie.
• Site web : https://www.sic.gov.co
• E-mail : contactenos@sic.gov.co

Document émis par OWARI S.A.S. en application de la Loi 1581 de 2012 et du Décret 1074 de 2015. Accepté électroniquement par la Personne concernée au moment de l’inscription et/ou de l’utilisation de la Plateforme.